Quando delegare

In questo articolo vorrei parlare di una delle decisioni che, a un certo punto, ti troverai ad affrontare nella gestione della tua attività, ovvero affidare ad altri alcune attività più o meno ricorrenti del tuo business.

La resistenza a delegare

Per tutti i proprietari di piccole attività individuali/liberi professionisti, prima o poi arriva il momento di delegare: il sistema e la sua gestione diventano più complessi ed è inevitabile “cedere” a terzi la gestione di alcuni aspetti della propria attività. Delegare, tuttavia, può essere una decisione sofferta a cui spesso si resiste fino all’ultimo.

Tipicamente i motivi di questa resistenza sono:

• Desiderio di controllo. Questo è l’ostacolo più comune alla decisione di delegare: desideriamo avere il controllo di tutto anche a costo di stremarci. Come vedremo, tuttavia, delegare, se fatto con criterio, non significa affatto rinunciare a parte della nostra attività o alla qualità di ciò che facciamo.
• Mancanza di risorse, ovvero la paura di non potercelo permettere. L’aspetto finanziario è una chiave nella scelta di quando e se delegare. Questa decisione deve avvenire nel momento giusto e basata su considerazioni pratiche reali; non (solo) sul desiderio di avere più tempo libero.

Queste paure possono avere talvolta una ragione d’essere, tuttavia, delegare può essere la chiave per rendere più efficiente (e quindi remunerativo) il nostro business. Nello specifico, delegare ha, in tutti i casi, i seguenti vantaggi:

1. Riduce il tempo dedicato ad attività (spesso di routine) che non fanno parte del nostro “core business” (cioè il tuo compito fondamentale, quello per cui le persone ci scelgono): ci lascia cioè più tempo per dedicarci con attenzione al vero valore che offriamo, alla pianificazione, alla strategia, ai nuovi progetti, ai clienti, ecc.
2. Aumenta la qualità: oltre al vantaggio di avere più tempo e di poter dedicare più attenzione a ciò che fai, gli occhi che controllano il lavoro, o parte di esso, diventano almeno quattro. Non solo: delegare significa anche affidarsi a professionisti competenti–spesso più competenti di noi–in quel particolare ambito, con un conseguente innalzamento del livello qualitativo;
3. Consente di ristrutturare in maniera più snella l’attività: delegare è un’occasione per rivedere la nostra struttura di business, eventualmente eliminando le attività superflue, per razionalizzare e investire meglio le tue risorse (tempo e denaro), ecc.

Come decidere cosa e se delegare

Per i piccoli business o i liberi professionisti, non sempre è facile stabilire cosa delegare: tutto sembra fondamentale e “non cedibile”. Per capire se sia possibile o meno affidare ad altri lo svolgimento di un’attività specifica, possiamo rispondere a questa serie di domande:

• L’attività è fondamentale per generare profitti o per mantenere il business competitivo? Se la risposta è no, l’attività è delegabile;
• L’attività è un lavoro di routine che—con continuità o ciclicamente—porta via tempo ed energie che potrebbero essere impiegati per attività più importanti? Se la riposta è sì, l’attività è delegabile;
• È meno costoso affidarsi a un professionista piuttosto che realizzare il lavoro in autonomia? Se la riposta è sì, l’attività è delegabile (affronteremo questa valutazione nella parte successiva dell’articolo).
• L’attività richiede capacità specializzate che non possiamo possediamo? L’attività va delegata.

In generale, a parte i timori indicati in apertura, spesso il problema è decidere se delegare sia effettivamente salutare in termini economici per il nostro business. Il modo più semplice per valutare la correttezza della decisione è una semplice analisi costi/tempi. In sostanza, si tratta di calcolare quanto ci costa svolgere una determinata attività sulla base del tempo impiegato, confrontando quindi il risultato con il costo dell’aiuto di un professionista dedicato (che—auspicabilmente—impiega meno tempo per svolgere lo stesso compito) e valutando i benefici che la nuova disponibilità di tempo comporta.

Espressa in termini matematici, la “formula” per calcolare quanto ci costa un’attività specifica è la seguente:

C = Th*t

Dove C è il costo dell’attività considerata, Th è la nostra tariffa oraria e t è il tempo che dedichiamo allo svolgimento di questa attività.

Supponiamo tu sia una coach o una consulente la cui tariffa oraria sia di 100 €/h e che tu abbia la necessità, ogni settimana, di scrivere e pubblicare un articolo sul tuo blog e di inviare una e-mail alla tua mailing list. Supponiamo, inoltre, che, per scrivere il post per il blog, tu abbia bisogno di 3 ore, di 1 ora per pubblicarlo (formattazione, ricerca immagini, ecc.) e di 1 ora per la scrittura e l’invio dell’e-mail.

Se delegassi la sola pubblicazione del post sul blog (1 h) e la scrittura e l’invio della Newsletter (1 h) a un’assistente virtuale che richieda 30 €/h per i suoi servizi, la tua spesa mensile sarebbe di 240 €. A fronte di questo investimento, tuttavia, recupereresti 8 ore al mese da utilizzare per promuovere il tuo servizio, trovare nuovi clienti e lavorare con essi. Chiaramente, non è detto che già dal primo mese tutte le 8 ore risparmiate diventino ore retribuite (nuovi clienti, ecc.), ma liberare il tuo tempo è il primo passo per fare crescere in maniera strategica ed efficace la tua attività.

Ad esempio, supponendo che, il primo mese di attività delegate, tu decida di investire tutte le 8 ore in marketing, sosterrai solo un investimento di 240 €, ma già dal secondo mese potresti trovarti in questa situazione: spesa di 240 € per l’assistenza; 4 ore investite in marketing e 4 ore dedicate a nuovi clienti acquisiti (grazie al tempo risparmiato il mese precedente) = -240 € + 4 h*100 €/h = 160 € guadagnati solo delegando (trascurando eventuali costi di marketing).

La convenienza di delegare, ovviamente, può valere anche per lavori “una tantum”. Supponiamo ad esempio tu debba realizzare un’infografica per un articolo che hai scritto: potresti realizzarla da sola, tuttavia, se non sei un’esperta di design e di software di grafica, questo lavoro potrebbe portarti via molto più tempo di quanto richiederebbe a un professionista, costandoti di più.

Alcune note importanti

È importante tenere a mente che delegare richiede—più o meno direttamente–sempre questa valutazione dei costi e dei benefici: non vogliamo che la terzializzazione renda le cose più complicate in termini economici e di gestione, ma migliori i risultati del nostro business e renda tutto più snello. Per questo, una volta presa la decisione di affidare ad altri parte della tua attività, ti suggerisco di:

• Scegliere la persona “giusta”. Cosa significa “giusta”? Significa un professionista con le giuste competenze (possibilmente dimostrabili), ma anche una professionista che ti trasmetta il giusto “feeling”; una persona che ti piaccia a pelle e con cui senti di poter instaurare un rapporto rilassato e di fiducia;
• Stabilire chiaramente cosa desideri, i tempi di consegna e i costi: è importante che la persona a cui chiedi supporto sappia cosa ti aspetti, per quando e a quanto. Questo sia per consentirle di confermare immediatamente la sua disponibilità o eventualmente l’impossibilità di soddisfare le tue aspettative, sia per risparmiare il tempo speso a spiegare lo scopo della collaborazione e le tue necessità in corso d’opera o per risolvere eventuali ambiguità/incomprensioni (con i conseguenti problemi, ritardi e tensioni che comportano);
• Mantenere una comunicazione chiara e costante: non affidare un lavoro dimenticandotene fino alla data di consegna, ma cerca di comunicare con i tuoi collaboratori regolarmente, soprattutto nel caso di grandi progetti o di attività ricorrenti. Cerca di avere sempre chiaro a che punto è il lavoro e di venire immediatamente a conoscenza di eventuali problemi. In questo modo potrai discutere con gli interessati su come risolverli e renderai la collaborazione—e quindi il tuo business—più efficace;
• Avere sempre un “piano B”: un problema può sempre capitare a tutti, così come può capitare di sbagliare nello scegliere i propri collaboratori. In tutti i casi, abbi sempre un piano di emergenza: richiedi la consegna del lavoro qualche giorno prima rispetto al momento in cui ne avrai effettivamente bisogno (ma senza contrarre i tempi tanto da mettere in difficoltà l’altra parte), conserva i contatti anche di coloro che non hai scelto per il particolare lavoro, ecc.

In conclusione, spero che questo articolo ti sia stato utile e, se ti va, condividilo con chi credi possa averne bisogno!

Buon lavoro!

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