10 modi per essere più efficiente

Che tu ti sia lanciata da poco nell’avventuroso mare del lavoro in proprio o che tu lo stia navigando da tempo, ti sarai certamente accorta che un’attività in proprio diventa presto una creatura indipendente, bisognosa di tante attenzioni. Proprio come un figlio, riduce drasticamente le ore e l’energia a nostra disposizione, tanto che le giornate sembrano non bastare mai e la sensazione di essere sempre in affanno diventa una compagna costante.

Questa condizione è deleteria, sia per la nostra attività sia per la nostra salute. Ma come rimediare? Certamente non lavorando di più. Se sul breve termine aumentare le ore di lavoro può sembrare una buona idea e può portare a sbrigare qualche incombenza in più, sul medio e lungo termine questo approccio ha il solo effetto di peggiorare le cose. Secondo uno studio condotto dall’Università di Standford, la produttività di un impiegato che lavora 60 ore alla settimana sarebbe inferiore a due terzi della produttività di uno che ne lavora 40.

Un’ulteriore ricerca della stessa Università ha concluso che, superate le 55 ore di lavoro alla settimana, la produttività cala drasticamente, tanto che chi dedica 70 ore settimanali al lavoro sostanzialmente non produce nulla di più nelle 15 ore aggiuntive. (Nota: per esperienza diretta, sono convinta si possano ottenere ottimi risultati lavorando non più di 25/30 ore alla settimana, non ultimo il risultato di avere più tempo per sé e il proprio benessere.)

La risposta è quindi lavorare meglio, utilizzando una quantità “salutare” di ore lavorative in maniera più efficiente. In questo articolo voglio suggerirti i 10 modi che utilizzo per lavorare meno e meglio.

  1. Impara a concentrarti. La capacità di concentrarsi non è scontata ed è diversa dalla capacità di “non distrarsi”. La si potrebbe definire il passo successivo: concentrarsi, infatti, non significa solo non distogliere l’attenzione dal compito svolto, ma anche applicare al meglio le proprie facoltà all’attività in corso. Sfortunatamente viviamo in un mondo che promuove la distrazione e nessuno ci insegna a concentrarci. Per migliorare la concentrazione, il mio consiglio è di investire in un buon testo sull’argomento o in un corso di mindfulness, oltre a dedicare quotidianamente un po’ di tempo alla meditazione.
  2. Porta sempre con te un taccuino. Perché la frase giusta per quell’articolo che non riuscivi a finire, la soluzione a quel problema o—perché no—l’“idea del secolo” potrebbe venirti in mente in qualsiasi momento. Non si tratta di portare con te il lavoro 24 ore su 24, ma di essere pronta a cogliere l’ispirazione e mettere su carta informazioni preziose che altrimenti potresti dimenticare. Inoltre, nell’ottica di lavorare di meno prendere appunti ti permette di scaricare la mente quando magari dovresti goderti il tramonto. Personalmente porto sempre con me un taccuino tipo “Moleskine“.
  3. “First things first” ovvero: stabilisci le tue priorità e suddividi il tempo a tua disposizione dedicando le prime ore della giornata, quando sei più fresca e attiva, alle attività più importanti. So che tutto sembra fondamentale, tuttavia per crescere in maniera efficace è necessario saper stabilire quanto contributo ogni azione dà al nostro progresso. A questo scopo, il mio consiglio è di prendere in esame l’obiettivo della tua attività—diciamo a un anno—e di scomporlo a ritroso in sotto-obiettivi fino a identificare le attività settimanali (o, se preferisci, giornaliere) effettivamente necessarie per raggiungerli. P.S. Ti ricordo che tra le risorse gratuite trovi la miniguida “Come definire le priorità e pianificare quando tutto è importante”.
  4. Fatto è meglio che perfetto. Perché il perfezionismo è nemico del progresso! Scherzi a parte, a meno che tu non svolga un’attività che richiede un alto grado di precisione, cerca di mettere da parte la puntigliosità. Difficilmente la frenesia di un’attività in proprio genera le condizioni perfette per curare nei minimi dettagli ogni cosa. Fai del tuo meglio, considerando oggettivamente le risorse a tua disposizione (tempo, denaro, energia, spazio, ecc.) ed eventualmente ridimensionando i tuoi obiettivi o le tue pretese. Dandoti questo suggerimento non intendo certo spingerti alla trascuratezza, ma spronarti a snellire e ottimizzare il tuo lavoro. Talvolta, quando immaginiamo un obiettivo, ci concentriamo su dettagli che, quando iniziamo a lavorare per raggiungerlo, si rivelano irrealizzabili o poco rilevanti e questo ci porta al consiglio successivo:
  5. Parti dall’essenziale. Qualsiasi attività tu svolga, parti da ciò che è davvero importante ai fini del risultato che vuoi ottenere. Immagina che ciò che stai facendo sia un bersaglio: quale parte del lavoro è il centro da 10 punti? Quali sono gli aspetti che valgono meno da posizionare sui cerchi più esterni? Se stai scrivendo un articolo per il tuo blog, vai dritta al punto nella maniera più semplice e chiara possibile e procedi a espandere e abbellire il testo una volta terminato di esporre l’essenziale e solo se hai tempo. Nel caso specifico dei contenuti, questo approccio, oltre a rendere più efficiente la loro creazione, offre un vantaggio per il lettore che potrà fruire rapidamente delle informazioni importanti (ecco il perché dei tanti articoli sotto forma di elenchi puntati come questo… 😉).
  6. Automatizza tutto ciò che puoi. Automatizzare può significare molte cose. A seconda della natura del tuo business, può voler dire creare corsi che “si vendano da soli” e che non richiedano la tua interazione con il cliente, può significare delegare un’intera attività a un sistema/soggetto esterno, ma può anche voler dire sistematizzare un’attività specifica in modo da non perdere tempo in decisioni. Per esempio, sempre parlando di blog, può essere conveniente creare template da utilizzare per velocizzare la scrittura dei post oppure definire linee guida per la creazione delle grafiche utilizzate su sito e canali social.
  7. Liste, liste, liste. Amo gli elenchi di cose da fare. Credo siano uno strumento di gestione preziosissimo: oltre a fungere da promemoria, infatti, consentono di esercitare quel controllo delle priorità di cui ti ho parlato al punto 3. Personalmente le creo così: faccio un brainstorming di tutte le cose da fare scrivendole liberamente, elimino (senza pietà!) le cose non essenziali ed elenco quanto rimasto in ordine di importanza. Un paio di consigli importanti: assicurati di sapere sempre quali sono le 3 cose prioritarie, concentrandoti su quelle, e limita gli elenchi a un massimo di 10 punti.
  8. No al multitasking! Una “regola” che ho imparato a mie spese… Da ferma sostenitrice del multitasking ho presto constatato quanto questo metodo di lavoro possa essere dispersivo e dannoso. Affrontare contemporaneamente più attività non permette di concentrarsi a fondo su nessuna, fa perdere facilmente di vista il quadro generale e cosa sia effettivamente essenziale (si è sempre in corsa contro il tempo) e genera più stress del necessario. Oggi credo che le chiavi per lavorare bene rispettando me stessa e il mio benessere siano la pianificazione, l’organizzazione e l’ottimizzazione.
  9. Stacca periodicamente. Talvolta non si riesce a fare tutto per una oggettiva mancanza di risorse, ma altre volte semplicemente perché siamo stanche. Il mio approccio è fare pause di 10 minuti circa ogni 50 minuti durante i quali mi sgranchisco facendo ginnastica, esco all’aria aperta… insomma, sto lontano dal computer. In generale, trovo anche salutare prendere periodicamente dei periodi più lunghi lontano dalla rete: ne ho parlato nell’articolo “L’importanza di essere offline“.
  10.  Se non riesci a fare tutto… non farlo. E non sentirti in colpa. Tieni sempre a mente che stai creando il tuo lavoro per realizzarti e vivere meglio, non per indossare un’altra maschera o essere schiava di un altro impiego. Se non riesci a fare tutto oggi, continuerai domani. L’importante non è correre ma non fermarsi: la concorrenza non è così spietata e la tua salute vale più di ogni altra cosa.

E tu? Quali metodi utilizzi per essere più efficiente? Raccontamelo nei commenti!

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2 commenti
  1. Eliana Santin - Crearsi
    Eliana Santin - Crearsi dice:

    Che bell’articolo Lara! Tutte azioni utili…
    Sono ancora a metà strada tra lavoro da dipendente e indipendente, ma sempre più mi sto immedesimando nella vita indipendente e devo dire che alle volte vorrei fare di più…
    Sto imparando ad organizzarmi, a vedere la mia strada concretizzarsi e i progetti prendere il volo.
    È un’avventura meravigliosa

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  2. Lara Ghiotto
    Lara Ghiotto dice:

    Ciao Eliana, grazie mille! Sì, è proprio un’avventura meravigliosa e una grande occasione di prendere in mano la propria vita. Fai quello che riesci: è giustissimo organizzarsi e procedere seguendo una visione, ma affrettare le cose può essere controproducente. Rischiamo di bruciare energie ed entusiasmo raggiungendo, a medio e lungo termine, meno risultati di quelli che avremmo ottenuto se fossimo andate avanti con il nostro ritmo ma con costanza. Un abbraccio!

    Rispondi

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